Bentuk Organisasi
Dalam organisasi dan manajemen terdapat tiga
hal penting, diantaranya:
·
Bentuk
Organisasi
·
Hirarki
Tanggung Jawab
·
Pola
Manajemen
·
Bentuk
Organisasi
1. Bentuk Koperasi Menurut Hanel
Merupakan bentuk koperasi / organisasi
yang tanpa memperhatikan bentuk hukum dan dapat didefinisikan dengan pengertian
hukum.
• Suatu sistem sosial ekonomi atau
sosial teknik yang terbuka dan berorientasi pada tujuan
• Sub sistem koperasi :
- Individu (pemilik dan konsumen akhir)
- Pengusaha Perorangan/kelompok ( pemasok /supplier)
- Badan Usaha yang melayani anggota dan masyarakat
2. Bentuk Koperasi Menurut Ropke
Koperasi merupakan bentuk organisasi
bisnis yang para anggotanya adalah juga pelanggar utama dari perusahaan
tersebut.
• Identifikasi Ciri Khusus
- Kumpulan sejumlah individu dengan tujuan yang sama (kelompok koperasi)
- Kelompok usaha untuk perbaikan kondisi sosial ekonomi (swadaya kelompok koperasi)
- Pemanfaatan koperasi secara bersama oleh anggota (perusahaan koperasi)
- Koperasi bertugas untuk menunjang kebutuhan para anggotanya (penyediaan barang dan jasa)
• Sub sistem
- Anggota Koperasi
- Badan Usaha Koperasi
- Organisasi Koperasi
3. Bentuk Koperasi di Indonesia
Merupakan
suatu susunan tanggung jawab para anggotanya yang melalui hubungan dan
kerjasama dalam organisasi perusahaan tersebut.
ü
Bentuk : Rapat Anggota, Pengurus, Pengelola
dan Pengawas
ü
Rapat Anggota,
ü
Wadah anggota untuk mengambil keputusan
ü
Pemegang Kekuasaan Tertinggi, dengan tugas :
ü
Penetapan Anggaran Dasar
ü
Kebijaksanaan Umum (manajemen, organisasi & usaha koperasi)
ü
Pemilihan, pengangkatan & pemberhentian pengurus
ü
Rencana Kerja, Rencana Budget dan Pendapatan sertapengesahan Laporan Keuangan
ü
Pengesahan pertanggung jawaban
ü
Pembagian SHU
ü
Penggabungan, pendirian dan peleburan
Hirarki dan
Tanggung Jawab
A.
Pengurus
Seseorang yang bertugas :
Tugas :
- Mengelola koperasi dan usahanya
- Mengajukan rancangan Rencana kerja, budget dan belanja koperasi
- Menyelenggaran Rapat Anggota
- Mengajukan laporan keuangan & pertanggung jawaban
- Maintenance daftar anggota dan pengurus
- Wewenang
- Mewakili koperasi di dalam & luar pengadilan
- Meningkatkan peran koperasi
B.
Pengelola
Karyawan / Pegawai yang diberikan kuasa & wewenang oleh
pengurus untuk mengembangkan usaha dengan efisien & professional,
Hubungannya dengan pengurus bersifat kontrak kerja, dan dapat diangkat serta
diberhentikan oleh pengurus.
C.
Pengawas
Perangkat organisasi yang dipilih dari anggota dan diberi
mandat untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya organisasi & usaha
koperasi
POLA
MANAJEMEN
Koperasi seperti halnya organisasi yang
lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan
efisien.
Hal yang membedakan manajemen koperasi
dengan manajemen umum adalah terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu
rapat anggota, pengurus, dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat
diperinci sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran
dasar, membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan
pengawas. Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi
sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.
Untuk koperasi yang unit usahanya
banyak dan luas, pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer
atau karyawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari
luar koperasi supaya pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi
oleh pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada
pengurus. Di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen
koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya
:
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses dasar
manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan
harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap
organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil maupun
besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan
penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan luas organisasi yang
bersangkutan.
Perencanaan yang baik adalah
perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi dan
kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan datang. Apabila perlu dalam
pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat
cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.
Perencanaan dalam
Koperasi :
Organisasi koperasi sama dengan organisasi
yang lain, perlu dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan akhir
seefektif mungkin. Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen yang
sangat penting karena merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar
tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang
baik, dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan
tujuan organisasi mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan tersebut
dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu per satu baik
buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih
Tipe rencana yang dapat diambil dalam
koperasi dapat bermacam-macam tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau
tingkatan manajemen.
b. Pengorganisasian
dan Struktur Organisasi
Pengorganisasian merupakan suatu proses
untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi
tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan
organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian
akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting
seperti:
1. Pembagian kerja,
2. Departementasi,
3. Bagan organisasi,
4. Rantai perintah dan kesatuan
perintah,
5. Tingkat hierarki manajemen, dan
6. Saluran komunikasi dan sebagainya.
Struktur Organisasi
dalam Koperasi :
Sebagai pengelola koperasi, pengurus
menghadapi berbagai macam masalah yang harus diselesaikan. Masalah yang paling
sulit adalah masalah yang timbul dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa
keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab
seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu
dia merupakan orang yang profesional di bidang perusahaan. Dengan kemampuannya
yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang terbatas pula, pengurus perlu
mengangkat karyawan yang bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar
pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan baik.
Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut
membantu pengurus mengelola usaha koperasi, semakin kompleks pula struktur
organisasi koperasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi
harus disesuaikan dengan macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari
produk yang dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun
masing-masing mempunyai kelemahan.
c. Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi manajemen
yang sangat penting. Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu
organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang
berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan
perusahaan harus dapat mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Seorang karyawan dapat mempunyai
prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi. Maka dari itu, tugas
pimpinan perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar mereka menggunakan
seluruh potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil yang
sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan
yang baik, pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan
dan harus pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.
Manajemen Kepegawaian
:
Seorang manajer kepegawaian adalah
pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang
mencakup:
- Mendapatkan pegawai yang mau bekerja dalam koperasi,
- Meningkatkan kemampuan kerja pegawai,
- Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,
- Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,
- Memberikan saran-saran/usul-usul perbaikan.
d. Pengawasan
Pengawasan adalah suatu usaha sistematik
untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses
pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan
standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah
ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil
tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan
dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah
ditetapkan.
Ada beberapa alasan yang dapat
diberikan mengapa hampir setiap perusahaan menghendaki adanya proses pengawasan
yang baik. Alasan-alasan tersebut antara lain:
- Manajer dapat lebih cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,
- Perusahaan yang besar akan lebih mudah dikendalikan,
- Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan waktu melakukan pengawasan,
dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurrent
controll, dan feedback control.
Teknik dan Metode
Pengawasan :
Secara garis besar pengawasan dapat
dibagi menjadi dua, yaitu metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan
kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga
performance organisasi secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan.
Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya
digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara
yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain:
dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis
rasio dan sebagainya.
Kita dapat melihatnya dalam program
keterkaitan yang dicanangkan sebagai Gerakan Nasional muncul 4 (empat)
macam pola hubungan kemitraan, yaitu:
- Pola Dagang.
Keterkaitan merupakan hubungan dagang
biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.
- Pola Vendor.
Kerjasama dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak angkat.
- Pola Subkontrak.
Kerjasama dilakukan dalam hubungan
produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian dalam sistem produksi bapak
angkat.
- Pola Pembinaan.
Pola ini dikembangkan untuk memberi
kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi produksi tetapi lemah dalam
pemasaran.
Ke-empat pola tersebut memperlihatkan
bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub sistem dari perusahaan swasta/BUMN.
Padahal koperasi mempunyai kemampuan untuk ditempatkan sebagai related system.
Dengan demikian fokus perhatian umumnya terarah kepada koperasi primer,
sedangkan pengembangan koperasi sekunder dan tersier tidak berjalan sebagaimana
mestinya. Dengan hanya menjadi subsistem maka koperasi berada pada posisi
bargaining yang lemah.
Memasuki millennium ketiga ini sudah
seharusnya dilakukan upaya-upaya yang lebih teratur dan konsisten untuk membuat
koperasi mampu berusaha di bidang ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk
tumbuh dalam satu jaringan kerja (network) dan tidak hanya menjadi sub sistem
perusahaan swasta.
Pemerintah dapat mengalokasikan dana
untuk pengembangan koperasi dengan membangun unit-unit quality control guna
menetapkan standar ekspor serta meningkatkan kualitas produk dari
koperasi-koperasi produksi. Disamping itu juga membangun unit-unit promosi
(Rumah Produk Indonesia) yang memperlihatkan bebagai sample produk dari
koperasi yang mempunyai standar ekspor.
Telah disinggung terdahulu bahwa
perhatian pembinaan yang hanya terfokus kepada koperasi primer akan
memperlambat perkembangan koperasi di Indonesia. Untuk itu sudah seharusnya
focus perhatian pembinaan disebarkan meliputi juga koperasi sekunder dan
tersier dalam suatu sistem pembinaan terpadu.
Sumber:
